Diese sektorale Chain-of-Custody Gruppenzertifizierung basiert auf dem „Regelwerk zur Herkunftsüberprüfung von Holz und Holzprodukten in der Produktkette“, Anhang 4 des Technischen Dokuments von PEFCC. Diese Gruppenzertifizierung bezieht sich auf Anhang 4, Nr. 2 „Leitlinien“: „PEFCC anerkennt, dass für kleine und mittlere Unternehmen andere Übereinkommen als für zu internationale Unternehmungen erforderlich sind (z. B. Gruppenzertifizierung). Der PEFCC-Vorstand wird die nationalen, regionalen und sektoralen Anwendungen der Chain-of-Custody und deren Glaubwürdigkeit überwachen.“

Dieses Verfahren ist nur gültig für:

1. Forstunternehmer, die ihr Gewerbe in Deutschland angemeldet haben und durch eine juristische Person wie einen Verband vertreten sind, der eine Chain-of-Custody Gruppenzertifizierung anstrebt, und die Holz aus PEFC-zertifizierten Wäldern auf dem Stock kaufen.

2. Physische Trennung gemäß Anhang 4 Kap. 5.1.3 des Technischen Dokuments.

Die Zertifizierungsstelle muss folgende Anforderungen erfüllen:

• fachliche Kompetenz in Zertifizierungsabläufen, hinreichende Kenntnisse in der Holzbeschaffung und jedes Abschnittes der Chain-of-Custody im allgemeinen sowie gute Kenntnisse der Zertifizierungsvorgaben und der Kriterien, gegen welche zertifiziert wird.

• Akkreditierung gemäß EN 45011 und / oder EN 45012 bei der nationalen Akkreditierungsstelle (= z. B. in Deutschland der Trägergemeinschaft für Akkreditierung (TGA) als Mitglied des Deutschen Akkreditierungsrates (DAR)) im Scope 1, 6, 7, 23.

• Von einer Zertifizierungsstelle, die noch nicht im Bereich Chain-of-Custody-Zertifizierung akkreditiert ist, wird erwartet, dass sie aktiv an dieser Akkreditierung arbeitet. Es gelten die Vorgaben des Anhangs 6, Kap. 5 und 6 des Technischen Dokuments.

• gute Kenntnisse der Zertifizierungsverfahren und der PEFC - Anforderungen.

• das Fachwissen in Holzbeschaffung und jedem Abschnitt der Chain-of-Custody.

1. Technisches Dokument von PEFCC, Anhang 4 „Regelwerk zur Herkunftsüberprüfung von Holz und Holzprodukten in der Produktkette“ in seiner jeweils gültigen Fassung.

2. Technisches Dokument von PEFCC, Anhang 5 „Richtlinie für die Verwendung des PEFC-Logos für Holzerzeugnisse“ in seiner jeweils gültigen Fassung.

3. Vertrag zwischen der Gruppenvertretung und den Mitgliedern, die an der Gruppenzertifizierung teilnehmen („Selbstverpflichtungserklärung“).

4. Direktiven zur Einhaltung der PEFC Vorgaben für eine Chain of Custody bei Forstunternehmen bei Holzkauf auf dem Stock und physischer Trennung (siehe Kapitel 5.2 Direktiven).

Jedes Gruppenmitglied, dass an der sektoralen Chain-of-Custody Gruppenzertifizierung teilnehmen möchte, muss eine freiwillige Selbstverpflichtungserklärung unterzeichnen und sich verpflichten

• die in Kapitel 4 aufgeführten Vorgaben und Regeln umzusetzen und einzuhalten,

• den Holzfluss im Unternehmen lückenlos aufzuzeichnen und die Aufzeichnungen entsprechend den gesetzlichen Regelungen und / oder den Anforderungen der Zertifizierungsstelle, mindestens jedoch 5 Jahre vorzuhalten (siehe Anhang 4, Kap. 5.3 des Technischen Dokuments von PEFCC, in der jeweils gültigen Fassung)

• einen Logonutzungsvertrag mit PEFC Deutschland e.V. abzuschließen,

• einer regelmäßigen Überprüfung durch die Zertifizierungsstelle zuzustimmen,

• interne Audits durch den zentralen Koordinator der Gruppenvertretung zuzulassen und die notwendigen CoC-Papiere und -Aufzeichnungen vorzulegen,

• eine physische Trennung des Holzes durchzuführen, d. h. zertifiziertes von nicht-zertifiziertem Holz zu trennen (gemäß Anhang 4, Kap. 5.1.3 des Technischen Dokuments von PEFCC, in der jeweils gültigen Fassung),

• einer Zusammenfassung der Überprüfungsergebnisse in einem gemeinsamen Audit-Bericht zuzustimmen.,

• einer Veröffentlichung der Daten der Teilnahmebestätigung (Name, Adresse und Zertifikatsnummer), z. B. im Internet, zuzustimmen,

• sicherzustellen, dass das betroffene Personal bzw. die Mitarbeiter innerhalb des Unternehmens mit den in Kap. 4 aufgeführten Vorgaben und Regeln vertraut sind.

Die Direktiven beziehen sich auf die Verifizierung der Chain-of-Custody durch physische Trennung und gelten für Forstunternehmer, die als Rohholzhändler auftreten. Sie regeln den Umgang der Teilnehmer an der Gruppenzertifizierung mit dem Rundholz und die Gestaltung der entsprechenden Dokumente. Diese Vorgaben beziehen sich auf einen Prozess, der entweder mit einem schriftlichen Vertrag zwischen einem Gruppenmitglied und einem Besitzer eines PEFC-zertifizierten Waldes beginnt oder mit einer Losliste, wenn lediglich ein mündlicher Vertrag vorliegt.
Der Prozess endet mit einem Vertrag zwischen dem Gruppenmitglied und einem Holzkäufer.

1. Vertragsvereinbarung Waldbesitzer – Forstunternehmer
   - Kaufvertrag
   - Rechnungsstellung

2. Einschlag
   - Arbeitsauftrag
   - Loslisten

3. Lagerung / Polterung
   - an der Waldstraße
   - auf dem Holzlagerplatz im / am Wald
   - auf dem Betriebsgelände des Forstunternehmers

4. Holztransport
   - vom Einschlag zum Lagerplatz, wenn dieser nicht gleich Waldstraße ist
   - vom Einschlag zum Holzkäufer, wenn dieser frei Waldstraße kauft und Forstunternehmer liefert

5. Kaufvertrag Forstunternehmer – Holzkäufer
   - Verkauf frei Waldstraße
   - Verkauf frei Betriebsgelände
   - Verkauf mit Lieferung zum Holzkäufer. Erfolgt die Lieferung durch eigenes Fahrzeug oder durch beauftragten Dritten ist ein Liefer-/ Abfuhrschein notwendig.

1. Kontrollliste

2. Vorlagen

3. Kennzeichnung

4. Verantwortliche Person

Die Gruppenvertretung gewährt der Zertifizierungsstelle freien Zugang zu sämtlichen Dokumenten einschließlich eines Jahresberichtes. Überarbeitete Dokumente werden umgehend der Zertifizierungsstelle vorgelegt.

Der Zertifizierungszeitraum beträgt drei Jahre.
Jährlich wird ein Drittel der teilnehmenden Unternehmen vor Ort durch die Zertifizierungsstelle überprüft.
Innerhalb des Zertifizierungszeitraumes werden alle teilnehmenden Unternehmen kontrolliert.
In den ersten beiden Jahren werden die jährlich zu kontrollierenden Betriebe nach dem Zufallsprinzip ausgelost. Die genaue Anzahl wird 8 Wochen vor der Überprüfung festgelegt. Im letzten Jahr werden alle Betriebe überprüft, die vorher nicht kontrolliert worden sind. Eine regionale Stratifizierung ist möglich.

Die von der Zertifizierungsstelle angewandten Verfahren sind in Übereinstimmung mit EN 45011 oder EN 45012.

Nach dem Erstaudit stellt die Zertifizierungsstelle ein Gruppenzertifikat aus. Jedes teilnehmende Unternehmen erhält eine Teilnahmebestätigung.

Wenn Abweichungen festgestellt werden, entscheidet die Zertifizierungsstelle über die notwendigen Sanktionen (z. B. Zertifikatsentzug, Korrekturmassnahmen, Hinweise) unter Einbeziehung der Gruppenvertretung sowie des betroffenen Unternehmers. Vertraulichkeit wird dabei gewährleistet.

Jedes Gruppenmitglied übermittelt eine Kopie seiner Teilnahmebestätigung an der Gruppenzertifizierung PEFC Deutschland e.V..
PEFC Deutschland e.V. schickt der Firma einen Logonutzungsvertrag und vergibt eine individuelle Registriernummer.
Nach Unterzeichnung des Logonutzungsvertrages darf die Firma das PEFC-Logo in Verbindung mit dem Trademark-Zeichen und der individuellen Registriernummer sowie einer Behauptung gemäß den jeweils gültigen Regeln des PEFCC verwenden.